Haastavat vuorovaikutustilanteet työssä - käytännön keinoja HR:lle ja esihenkilöille

Haastavilla vuorovaikutustilanteilla tarkoitetaan työssä tilanteita, joissa keskustelu, yhteistyö tai asioiden eteenpäin vieminen vaikeutuu. Taustalla voi olla esimerkiksi voimakkaita tunnereaktioita, ristiriitoja, väärinymmärryksiä, erilaisia näkemyksiä tai vaikeaksi koettuja keskustelunaiheita.

Tilanne voi tulla vastaan esimerkiksi silloin, kun esihenkilön täytyy ottaa puheeksi työn sujumiseen, työkykyyn tai käyttäytymiseen liittyvä huoli, antaa vaikeaa palautetta tai käsitellä työyhteisössä syntynyttä ristiriitaa. Myös työntekijän voimakas reaktio, vetäytyminen tai puolustautuminen voi tehdä keskustelusta haastavan.

Haastava vuorovaikutustilanne ei kuitenkaan tarkoita, että joku olisi itsessään “hankala” tai että tilanteessa olisi aina selkeästi yksi osapuoli, joka toimii väärin. Usein tilanteeseen vaikuttavat ihmisten erilaiset näkemykset, odotukset, tunteet ja tapa tulkita toistensa toimintaa.

HR ja esihenkilöiden näkökulmasta olennaista onkin oppia tunnistamaan, mitä tilanteessa tapahtuu, miten keskustelua voidaan rauhoittaa ja miten asiaa voidaan viedä eteenpäin rakentavasti myös silloin, kun tunteet ovat voimakkaita tai näkemykset eroavat toisistaan.

Haastava tilanne kannattaa ottaa puheeksi mahdollisimman varhain, ennen kuin se ehtii kärjistyä tai alkaa kuormittaa laajemmin työyhteisöä. Ensin on hyvä selvittää, mitä tilanteessa oikeastaan tapahtuu ja mistä näkemyserot tai ristiriidat johtuvat. Keskustelussa kannattaa keskittyä konkreettisiin havaintoihin ja siihen, miten tilanne vaikuttaa työn tekemiseen ja yhteistyöhön. Myös kaikkien osapuolten kuuleminen on tärkeää. Tavoitteena ei tarvitse olla heti täydellinen ratkaisu, vaan ensimmäinen askel voi olla yhteisen ymmärryksen rakentaminen ja sopiminen siitä, miten tilanteessa edetään.

Voimakas tunnereaktio voi yllättää ja tehdä keskustelusta vaikean. Tilanteessa kannattaa säilyttää rauhallinen ote ja antaa toiselle hetki aikaa kertoa, mikä häntä tilanteessa kuormittaa tai herättää voimakkaita tunteita. Kaikkea ei tarvitse ratkaista saman tien. Jos keskustelu ei etene rakentavasti, sille voidaan sopia uusi aika. Esihenkilön tai HR:n on samalla tärkeää pitää kiinni keskustelun tavoitteesta ja työpaikan toimintatavoista. Myös omien reaktioiden tunnistaminen auttaa: kun pysyy rauhallisena, kuuntelee ja puhuu selkeästi, on helpompi pitää keskustelu rakentavana myös haastavassa tilanteessa.

Vaikeiden tilanteiden puheeksi ottamiseen tarvitaan myös konkreettisia toimintatapoja. Tutustu palveluumme Vaikeiden asioiden puheeksi ottaminen - esihenkilön työkalut

HR voi olla esihenkilölle tärkeä tuki erityisesti silloin, kun tilanne on vaikea tai siinä on paljon epävarmuutta. Esihenkilön kanssa voidaan esimerkiksi käydä etukäteen läpi, mitä keskustelussa on tarkoitus ottaa puheeksi, millaisiin kysymyksiin kannattaa varautua ja miten keskustelu kannattaa aloittaa. HR voi myös auttaa hahmottamaan, milloin tilanteessa tarvitaan muuta tukea tai asiantuntija-apua. Yksittäisten tilanteiden lisäksi kannattaa rakentaa organisaatioon yhteisiä toimintamalleja: miten ristiriitoihin puututaan, milloin HR tulee mukaan ja miten esihenkilöitä tuetaan vaikeissa tilanteissa.

Jos haluatte vahvistaa esihenkilöiden ja henkilöstön valmiuksia laajemmin, tutustu Kuntoutussäätiön henkilöstön osaamisen kehittämisen koulutuksiin ja valmennuksiin.

Kaikkia haastavia tilanteita ei voida estää, mutta niiden syntymiseen ja kärjistymiseen voidaan vaikuttaa. Ennaltaehkäisy alkaa usein arjen pienistä asioista: tavoitteiden ja vastuiden selkeydestä, avoimesta keskustelusta ja siitä, että ongelmiin uskalletaan puuttua riittävän ajoissa. Myös esihenkilöiden valmiuksia käydä vaikeita keskusteluja kannattaa vahvistaa etukäteen – ei vasta silloin, kun tilanne on jo kriisiytynyt. Organisaatiossa voidaan esimerkiksi harjoitella haastavia keskusteluja, sopia yhteisistä toimintatavoista ja pohtia yhdessä, millainen toiminta tukee hyvää vuorovaikutusta työpaikalla.

Yhteisiä toimintatapoja voidaan rakentaa myös yhdessä työyhteisön kanssa. Tutustu Työyhteisön kehittämistyöpajoihin.

Kuntoutussäätiö tarjoaa organisaatioille koulutuksia ja valmennuksia, joissa voidaan vahvistaa esimerkiksi esihenkilöiden, HR:n ja muun henkilöstön valmiuksia toimia haastavissa vuorovaikutustilanteissa. Sisältö voidaan rakentaa organisaation omien tarpeiden mukaan. Koulutuksessa voidaan käsitellä esimerkiksi vaikeiden keskustelujen käymistä, voimakkaiden tunteiden kohtaamista, ristiriitojen käsittelyä ja rakentavan vuorovaikutuksen ylläpitämistä haastavissa tilanteissa. Jos pohditte, millainen tuki palvelisi juuri teidän organisaatiotanne, voimme keskustella tilanteestanne ja sopivista ratkaisuista ilman sitoumuksia.